La gestión de un despacho fiscal representa un reto y una necesidad acorde a la modernización de la gestión pública. El fiscal provincial, además de poseer la experiencia y conocimientos especializados en los delitos que son objeto del proceso penal, deberá poseer la capacidad de gerenciar su area o dependencia, siendo un lider eficaz en dicha tarea.
La administración estratégica de un despacho fiscal cumple varias funciones, así como tiene varias etapas. Las primeras agrupan a la planeación, organización, direción y control. Vamos a desarrollar las funciones y como se han materializado en el Despacho de una fiscalía penal; posterior a ello, vamos a desarrollar las etapas.
La planeación exige determinar el estado situacional del despacho fiscal, para fijar los objetivos y con ello la elección de estrategias, junto a la asignación de recursos para lograr estos objetivos. Esta función se ha concretizado cuando bajo la dirección del fiscal provincial se ha identificado las situaciones crítcas del área, tales como:
- La modalidad de trabajo remoto de los fiscales, que implica nuevas formas de comunicación con el personal que trabaja de forma presencial, la salida e ingreso de carpetas fiscales para ser trabajadas por el fiscal adjunto o provincial.
- La modalidad de trabajo remoto de los secigristas, lo que implica retardos en las funciones presenciales, pues no se cuenta con el apoyo del personal en éstas tareas, los cuales están dedicados exclusivamente a la labor de proyección de requerimientos fiscales.
- Las cédulas de notificación entregadas por la Coordinación que no fueron ingresadas a las carpetas fiscales en su oportunidad, originando un cúmulo de papelería, que resta espacio y genera desorden.
- La escasa o nula coordinación con el equipo de trabajo para trabajar integradamente como despacho, estableciendo metas a corto, mediano y largo plazo, como por ejemplo la implementación de políticas públicas orientadas a la simplicación de los procesos penales.
La segunda función de la administración estratégica es la organización, que implica ensamblar y coordinar los recursos fìsicos, financieros, humanos, que son necesarios para lograr las metas propuestas en la planeación. Asimismo, especificar las funciones de cada puesto, haciendo responsable por las consecuencias del incumplimiento. Es de suma importancia tener presente el reglamento de organización para el recurso humano, sin perjuicio de precisar estas funciones al interno, de manera que puedan alcanzar la especialización y con ello la eficiencia, concebida como el logro de los objetivos con el mínimo de recursos, es decir, utilizar el dinero, el tiempo, los materiales y las personas de la mejor manera posible.
La función de dirección no sólo se entiende como que el fiscal provincial debe ser guía del recurso humano en alcanzar las metas del Despacho, sino que los mismos deben motivar estrategicamente a su personal a cargo, conocer sus necesidades, anhelos y deseos, se requiere de una retroalimentación constante a través de la comunicación.
Por último, el control sirve para reconducir al personal en su desempeño laboral, verificar si las metas se están ejecutando de acuerdo al plan estratégico, o se requiere hacer reajustes en la asignación de recursos o en las funciones establecidas para cada puesto.
Por otro lado están las etapas de la organización estratégica:
- La primera de ellas es establecer la misión, visión, objetivos y estrategias actuales del área usuaria. Esta tarea parece fácil, cuando ya está establecida la misión y visión del Ministerio Público, la cual es trabajar por una justicia transparente, moderna y efectiva para alcanzar una sociedad pacífica con inclusión social e igualdad de oportunidades, por otro lado su misión es prevenir y perseguir el delito, defender la legalidad, los derechos ciudadanos y los intereses públicos tutelados por la ley; representar a la sociedad, al menor y a la familia en juicio; velar por la recta y efectiva administración de justicia. Entonces como se concretiza esta etapa en nuestra area usuaria? generando una misión particular que nos diferencie de los otros despachos, ¿en qué nos diferenciamos como área y que pretendemos alcanzar como objetivos a corto, mediano y largo plazo para generar valor?, pero esta etapa no se agota en determinar lo anterior, sino en establecer el cómo hacerlo, con los recursos que ya contamos.
- La etapa del análisis externo implica identificar los componentes del entorno, como las amenazas y oportunidades en nuestra área usuaria, los competidores, el aspecto político, la regulación de normas jurídicas, grupos de consumidores del servicio, recursos humanos, tecnológicos, sin dejar de lado el anticiparnos a futuras situaciones que implican oportunidades o amenazas.
- La tercera etapa del análisis interno se orienta a la evaluación de las fortalezas y las debilidades de la organización o del Despacho. La combinación de los componentes del análisis externo (oportunidades y amenazas) con los del análisis interno (fortalezas y debilidades) es lo que se denomina el análisis FODA que implica el estudio integrado de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Efectuado el análisis FODA el fiscal puede estar en condiciones de identificar la capacidad clave que oriente a la obtención de una ventaja competitiva capaz de explotar en su despacho, que lo diferencia de otros y le de el valor agregado.
- En la etapa de formulación de estrategias, los gerentes deben determinar y evaluar alternativas estratégicas y enseguida elegir las que aprovechan las fuerzas de la organización y exploten las oportunidades, o bien que corrijan las debilidades de la organización y menguan las amenazas. Hay que establecer estrategias para los niveles corporativo, empresarial y funcional de la organización. Esta etapa termina cuando los gerentes elaboran las estrategias que darán a la organización una ventaja relativa sobre sus rivales.
- La etapa de implementación de estrategias debe estar apoyada por decisiones sobre la estructura adecuada de una organización, tecnología, recursos humanos, sistemas de recompensas y de información, cultura de la organización y estilo de liderazgo. En la misma forma que la estrategia de la organización debe adecuarse al ambiente externo, también debe adaptar los múltiples factores responsables de su ejecución.
- Por último, la etapa de evaluación de resultados busca reajustar la estrategias cuando no están dando el resultado esperado. [1]
La importancia de una administración estratégica en el Despacho Fiscal, va permitir enfrentar mejor las incertidmbres del entorno, identificar cuales son nuestras ventajas competitivas frente a otros despachos; las coordinaciones servirán para uniformizar criterios en la actuación investigativa, que redunda en lograr mayor eficacia y eficiencia en la gestión de nuestra area usuaria.
[1] Gilberto Félix Tasayco (2016) Gestión de Despacho Fiscal. (pp. 71-78) Curso de la Academia de Magistratura.
